教育這件小事見微知著,從小做起

忙到檔案找不到?五招電子教學檔案精緻建檔術

在孩子還沒有進到教室裡的時候,幼教老師的工作已經開始了;總覺得才正找到工作節奏時,回過神來天卻已經黑了,這是每個幼教老師不陌生的經驗。如何將自顧不暇轉換成好整以暇,成功的電子檔案收是現場不可或缺重要的小事。

第一招   萬事俱備,只欠東風──善用資料夾

很多老師習慣有了資料再建置資料夾,是錯誤的,建議與學期開始前,即建置好所需要的資料夾,真正在歸檔時,需要增減再調整即可。資料夾的建置切忌短期規劃,必須長遠來看;在學期開始前,在電腦裡開立好資料夾,以教學資料夾微粒,層次由大而小,建議為「年度」、「學期」、「全園/班級活動」、「主題課程/大小肌肉活動/戶外參訪/生活自理/自然觀察/家園互動/語文活動/藝文活動/數理活動/其他」、「照片/影片/幼兒特寫」,其中課程活動的部分,亦可以分六大學習領域來處理。

第二招   雞蛋裡挑骨頭,捨我其誰──初步篩選的重要

資料夾建置好了以後,歸檔就是一門藝術。日復一日的教學準備與現場作品、幼兒學習情形的攝錄,龐大的資料量排山倒海而來,「檔案現抓在一起,等有空再來整理」的念頭一出,就前功盡棄了。每次存檔的那一刻,一定要硬著頭皮將資料做正確的歸檔,絕不能讓「下載」的資料夾囤積過一週的資料,現在的努力都是節省後續花費的時間。無法每天整理,建議最晚一週一定要整理一次。若是遇到同時具備有兩個資料夾屬性的檔案,建議可用複製的方式,讓兩邊的資料夾皆有這份檔案。

第三招   朝朝頻顧惜,夜夜不相忘──命名的重要

每個檔案擷取出來後,因為各媒體的不同,檔名都是一連串的字母與數字組成,在放入資料夾後,可採取檔案全選(Ctrl+A)後命名(右鍵>重新命名)的方式,讓所有照片都有一樣的名稱。命名的方式,建議為「完整日期+活動名稱+流水號」,這樣一來,即使照片被移動,也能很清楚知道照片的歸屬。

第四招   分散風險,雞蛋不同籃──命名的重要。

電腦媒體畢竟不是萬能,重要檔案要能分散風險,以確保資料的健全。尤其是完整的學期或主題結束後,進行一個大備份是很重要的。備份的方式,可透過「電腦」、「行動硬碟」、「雲端」、「紙本」來處理;電腦必須要不同的電腦才有意義,若真的沒有多部電腦,亦可在不同磁碟做備份。若空間不足,也能夠購買容量13T的行動硬碟來備份,避免將重要檔案長存在隨身碟備份。此外,雲端空間也越來越普及,免費常用的可參考GOOGLE的雲端硬碟、中華電信的個人雲、或是簡單的E-MAIL備份。多數幼兒園會採用檔案夾的方式來備份,但考量環保以及有限的空間,真的需要紙本建檔的時候,盡可能精簡為佳。

第五招   溫故知新,鑑往知來──延續使用的重要。

建檔的意義,在於能夠讓未來的教學更完備,無論是教學教材、圖文檔案或是照片,都可以成為未來很重要的教學參考依據。若有重複類似的課程,或是相同的孩子,在新學期或課程的開始,若能善用過去累積的教學精華,更能掌握課程擴展的地圖脈動,也能掌握孩子在不同階段的發展情形,教育現場繁忙,要發揮一魚多吃的成效,做小事省下來的時間,才能真正運用在教學這件大事上。

20150612 天

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